VBZ-Disposition: Wo Dienste auf Menschen treffen

Ein Anruf am frühen Morgen, ein Wunsch, der mehr bedeutet als nur ein freier Tag – und mittendrin die Disposition. Hier geht es nicht nur um die Verteilung von Fahrdiensten, sondern um Menschen, ihre Geschichten und ihr Leben ausserhalb der Arbeit. Zwischen Vorgaben und persönlichen Anliegen hören Disponent*innen zu, wägen ab und suchen jeden Tag nach guten Lösungen – damit der Betrieb läuft und möglichst viele Wünsche ihren Platz finden.

«Dispo Hardau, Steffi, hallo!» Es ist kurz nach 10 Uhr an einem Morgen im August. Das Telefon klingelt bereits zum wiederholten Mal. Am anderen Ende meldet sich ein Busfahrer. Der Wunsch: den Ruhetag verschieben – Knabenschiessen und der Geburtstag seines Kindes stehen bevor. Ein wichtiger Tag im Familienkreis. Disponentin Stefanie Schmohl, von allen Steffi genannt, hört aufmerksam zu, prüft die Situation im System und wägt kurz ab. Dann erklärt sie ruhig: Aktuell sei es schwierig. Dienstpläne, Ferienregelungen und betriebliche Vorgaben lassen aktuell wenig Spielraum. Doch sie lässt es nicht dabei bewenden, sie zeigt eine mögliche Alternative auf. Es bleibt noch etwas Zeit bis dahin, vielleicht findet sich eine Lösung. Solche Gespräche gehören zum Alltag hier in der Disposition. Sie zeigen exemplarisch, was die tägliche Arbeit in der VBZ-Disposition bedeutet: zuhören, einordnen, abwägen – und Lösungen finden.

Die unsichtbare Schaltzentrale

Was Fahrgäste sehen, sind Tram und Bus. Was im Hintergrund passiert, bleibt oft verborgen. Die Disposition ist dabei eine zentrale Drehscheibe des Betriebs. Hier am Schalter, Telefon und per E-Mail laufen Informationen zusammen, hier werden Entscheidungen getroffen, die direkte Auswirkungen auf den Betrieb und die Mitarbeitenden haben. An den drei Hauptstandorten, in der Garage Hardau und den Depots Kalkbreite und Oerlikon, müssen Tag für Tag rund 700 Dienste besetzt werden. Dazu Bruno Häfeli, Leiter der Disposition: «Unsere erste Priorität ist, dass alle Fahrleistungen gefahren werden. Die zweite ist, möglichst viele Wünsche der Fahrdienstmitarbeitenden zu erfüllen, um eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu ermöglichen.» Diese beiden Ziele prägen die tägliche Arbeit der Disposition – und machen sie anspruchsvoll. Denn sie stehen nicht immer im Einklang.

Für Sascha Wick, früherer Busfahrer und seit drei Jahren Disponent bei den VBZ, ist klar, worauf es ankommt: «Gute Disposition bedeutet, eine Balance zu finden – zwischen Betrieb, Vorgaben und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden.» Denn alle drei Ebenen sind relevant: Der Betrieb muss funktionieren und dabei die gesetzliche Rahmenbedingungen, wie das Arbeitszeitgesetz oder die Betriebliche Vereinbarung einhalten. Und gleichzeitig haben Fahrdienstmitarbeitende individuelle Wünsche für Ferien und Freitage, die ernst genommen werden sollen. Wichtig ist eine faire Entscheidungsfindung. Steffi gehört seit 2023 zum Team. Davor war sie bei der Spitex für die Pläne der Pflege und Hauswirtschaftseinsätze verantwortlich. Die zweifache Mutter ist überzeugt: «Klare und nachvollziehbare Entscheidungen fördern die Akzeptanz bei den Fahrdienstmitarbeitenden erheblich. Verständnis und transparente Kommunikation sind zentral. Oft können die rund 20 Disponent*innen Alternativen aufzeigen und so gute Lösungen ermöglichen.»

Zwischen Plan und Realität

Der Arbeitstag in der Disposition beginnt früh. Noch vor dem offiziellen Start werden E-Mails bearbeitet, Rückmeldungen geprüft und Informationen abgeglichen. Dann öffnet der Schalter und die Telefonlinien – der direkte Austausch beginnt. Steffi schätzt besonders die Vielseitigkeit ihrer Aufgaben: «Kein Tag ist wie der andere. Ständig stehen wir vor neuen Situationen und Herausforderungen. Diese Abwechslung macht meine Funktion spannend und motivierend.»

Besonders dynamisch wird es in der Tagesdisposition. Im Silberwürfel, neben der Leitstelle, wird auf kurzfristige Veränderungen reagiert. Mitarbeitende fallen aus, Dienste werden frei, Ablösungen verschieben sich. In solchen Momenten geht es darum, den Überblick zu behalten und schnell pragmatische Lösungen zu finden. Besonders herausfordernd ist die Situation mit den Absenzen. Manchmal reichen wenige Ereignisse, um eine Kettenreaktion auszulösen: Zwei kurzfristige Absenzen – und plötzlich müssen mehrere Dienste neu organisiert werden. Während Ersatz organisiert wird, laufen andere Aufgaben weiter. Das Telefon klingelt, Mitarbeitende stellen Fragen, neue Änderungen kommen hinzu. Struktur ist in solchen Momenten entscheidend: «Kurz innehalten, sich einen Plan zurechtlegen und dann Schritt für Schritt vorgehen», erklärt Sascha seine Arbeitsweise.

Es geht um Menschen

Bei aller Planung, immer steht der Mensch im Zentrum. Die Disposition entscheidet nicht nur darüber, wer wann arbeitet. «Wir verteilen nicht nur Dienste, wir sehen die Menschen dahinter und ihre Bedürfnisse», bringt Sascha seine Aufgabe auf den Punkt. Der 36-jährige verbringt seine freie Zeit gerne mit Freunden, ob beim Wandern, auf dem Motorrad oder als DJ hinter dem Mischpult. Gerade beim Thema Freizeit wird das Spannungsfeld seiner Arbeit sichtbar. «Viele möchten an Feiertagen oder in den Sommermonaten frei haben. Gleichzeitig muss der Betrieb sichergestellt sein. Nicht alle Wünsche lassen sich erfüllen.»

Die Disposition ist für viele Fahrdienstmitarbeitenden eine wichtige Anlaufstelle. Die Nähe – auch räumlich – erleichtert den Austausch. «Die Kommunikation ist entscheidend», betont Steffi. «Oft braucht es Gespräche, um Verständnis zu schaffen. Meistens findet man einen Weg – wenn beide Seiten offen sind. Entscheidungen müssen erklärt und verständlich gemacht werden» ist Steffi überzeugt. Auch Bruno Häfeli unterstreicht diesen Punkt und ergänzt, dass trotz der anspruchsvollen Rahmenbedingungen bei vielen Mitarbeitenden Verständnis für die Situation vorhanden sei. «Gleichzeitig zeigt sich die Wirkung der Dispositionsarbeit direkt in der Zufriedenheit: Eine verlässliche, faire Planung schafft Vertrauen und Stabilität im Arbeitsalltag».

Momente, in denen alles aufgeht

Die Anforderungen an die Disposition verändern sich: Flexible Arbeitsmodelle, unterschiedliche Lebenssituationen und steigende Erwartungen machen die Planung komplexer. Gleichzeitig entwickelt sich das Tram und Busnetz sowie die Systeme weiter und übernehmen zunehmend Aufgaben im Hintergrund. Das Ziel bleibt, mehr Zeit für das zu haben, was nicht automatisiert werden kann: den Austausch mit den Fahrerinnen und Fahrern. Ein grosser Teil der Dispositionsarbeit bleibt unsichtbar. Neben dem Tagesgeschäft laufen zahlreiche Prozesse im Hintergrund. Dienstpläne werden, je nach Modell, lange im Voraus vorbereitet, Arbeitszeiten kontrolliert, Systeme erweitert und mit wichtigen Schnittstellen abgestimmt. Sascha beschreibt die Disposition als zentrale Stelle, an der viele Anforderungen und Vorgaben zusammenkommen und in konkrete Lösungen umgesetzt werden. Diese Vielschichtigkeit wird oft unterschätzt. Die Disposition ist weit mehr als reine Planung – sie ist Koordination, Kommunikation und Verantwortung in einem.

Und tatsächlich gibt es sie: Die Momente, in denen alles aufgeht. Steffi erinnert sich an eine besonders herausfordernde Situation: «Zeitweise sah es so aus, als könnten nicht alle Dienste besetzt werden. Durch den persönlichen Kontakt und die vielen Gespräche, ist es mir gelungen, Fahrdienstmitarbeitende für die offenen Dienste zu gewinnen. Der Betrieb konnte wie gewohnt weiterlaufen.» Auch für Sascha sind solche Momente zentral: «Wenn mehrere Personen und Stellen zusammenarbeiten und daraus eine tragfähige Lösung entsteht, ist das besonders erfüllend. Der Erfolg der Disposition zeigt sich, wenn der Betrieb zuverlässig funktioniert.»

Und, was ist nun aus dem Frei-Wunsch des Busfahrers für das Knabenschiessen geworden? «Ich habe ihm empfohlen den Dienst in die Tauschbörse einzustellen», so Steffi. «Da es sich um einen attraktiven Frühdienst handelt, war die Wahrscheinlichkeit eines Tausches sehr hoch. Tatsächlich fand sich am nächsten Tag ein Tauschpartner.»